terug

PIP

Persoonlijk Informatie Portaal

 

Liefde voor het werk

zichtbaar in nieuw intranet

"Op basis van die kennis kunnen we de informatrice beter coachen in haar werk.”

Moeders voor Moeders wil haar informatrices informeren en verenigen met een nieuw uitnodigend intranet. PiP mag deze nobele taak vervullen. Geboren uit een samenwerking met partner Redhotminute brengt dit Persoonlijk Informatie Portaal vol gamification niet alleen saamhorigheid, maar ook inzicht in de kennis en kunde van de informatrice. Fieldmanager Terry Halderman licht toe: “Het is een prachtig portaal, waarmee we de informatrices van alles aanreiken. Alleen is de vraag: wat gaan ze ermee doen? Het mooie aan gamification is dat we dat nu goed kunnen bijhouden. Op basis van die kennis kunnen we de informatrice beter coachen in haar werk.”

Stellen met vruchtbaarheidsproblemen

Moeders voor Moeders is een landelijk actieve organisatie die deel uitmaakt van het farmaceutische bedrijf Aspen Oss b.v. Deze organisatie wil graag stellen met vruchtbaarheidsproblemen helpen en zamelt daarvoor urine in van zwangere vrouwen. Uit deze urine wordt het hCG-hormoon gewonnen. Dit hormoon wordt door farmaceutische bedrijven gebruikt voor het vervaardigen van geneesmiddelen voor vruchtbaarheidsbehandelingen.

Informatieverstrekker

De aanstaande moeders worden in het proces van aanmelding tot deelname begeleid door informatrices die op freelance basis werken. “Doordat we veel met hen op afstand werken, is het vrij lastig om ervoor te zorgen dat zij dezelfde informatie krijgen,” vertelt Terry. “PiP is in eerste instantie bedoeld als informatieverstrekker. Dus als een portaal waar ze direct kunnen vinden en teruglezen wat er rondom Moeders voor Moeders leeft. Daarnaast willen we hiermee het wij-gevoel creëren en versterken.”

Oude intranet

Het vorige intranet streefde dit doel voorbij. Volgens Terry kwam dat omdat het te ‘wollig’ was. “Er was te veel. Zo van, we zetten er een prikbord op, zodat mensen dingen te koop kunnen aanbieden. We doen een forum, zodat mensen met elkaar in gesprek kunnen. We doen een rubriek waarbij informatrices en medewerkers zich voorstellen, etcetera. Daardoor verloor je echt de kracht van de informatieverstrekking. En daarbij, maar dat heeft niets met het medium op zich te maken, werd het door ons niet goed onderhouden en gevoed.”

Wereld van verschil

Terry ziet PiP als een hele vooruitgang: “Ik ben er heel blij mee. Zeker als je het vergelijkt met het oude intranet is het een wereld van verschil. Je kunt gemakkeljik je weg vinden. Het is gelikt, maar niet te gelikt. Sowieso vind ik het persoonlijke van het getekende personage PiP heel fijn. Zij belichaamt op dit portaal de informatrice. Vergelijkbaar met het karakter Sara op onze website; zij representeert de zwangere vrouw.” Ze vervolgt: “Wij werken nu eenmaal met emotie, daar kun je niet omheen. We willen op de beste manier informatie verstrekken, maar dat kunnen we niet doen in een clean omgeving.”

Kennis groeit

Op PiP lezen de informatrices nieuws, doorgronden ze het handboek, doen ze examen en bekijken ze welke evenementen er zijn. Met deze activiteiteiten kunnen ze hun ‘hartje’ vullen, weergegeven bovenaan het scherm. Dit hartje staat voor de liefde voor het werk. Terry legt uit: “Met de verschillende handelingen groeit het hartje en daarmee de kennis van de informatrice. Elke handeling heeft daarbij een eigen waarde. Het moet alleen geen sprokkelen worden.”

Qualification platform in Sitecore

Om dit te voorkomen en te ondervangen dat informatrices gemakkelijk ‘punten’ kunnen scoren – bijvoorbeeld door meerdere keren hetzelfde nieuwsbericht aan te klikken - is in het achterliggende Sitecore CMS onderscheid gemaakt tussen acties waarmee de informatrice eenmalig en één keer per dag of per jaar punten verdient. Ieder behaald doel wordt bijgeschreven in het Sitecore profiel van de informatrice. Daarmee kan Moeders voor Moeders zien wanneer de informatrices actief zijn. Blijven ze het hele jaar bij leren of alleen wanneer de herinneringsmail verzonden word?. Ook kan Moeders voor Moeders de content voor de informatrice personaliseren. Zo worden de bestelmogelijkheden aangepast op basis van de jaardoelstelling van de informatrice.

Mooie complimenten

Volgens de agile werkwijze zetten Moeders voor Moeders en Redhotminute binnen twee maanden de eerste basis van PiP neer. “We hebben echt kei hard gewerkt. Bijzonder om te zien hoe alle jongens in het team zich heel snel in onze wollige, emotionele wereld konden verplaatsen. Ze hebben echt meegedacht.” In januari zag PiP het levenslicht. “Het gaat goed met onze dochter,” lacht Terry. “Direct na de lancering logden onze informatrices massaal in. We krijgen mooie complimenten over de gebruiksvriendelijkheid.”

Interactiever maken

De volgende stap is ervoor zorgen dat de communicatie met de informatrices alleen via PiP loopt. “Dit moet echt in de vezels van iedereen komen. We willen af van de e-mails.” Ze gaat verder: “Daarnaast willen we PiP op punten wat interactiever maken. Er staat bijvoorbeeld een kalender in die wordt gevuld door mij. Het idee is dat de informatrices deze straks zelf kunnen vullen met evenementen waaraan ze deelnemen. Ik noem maar wat: ik ben gisteren op een lady’s night in een tuincentrum geweest. Dan kunnen anderen denken: ‘Hey, wat grappig. Daar had ik nog niet aan gedacht. Laat ik eens kijken of dat in mijn gebied ook bestaat.’ Het is dus vooral de bedoeling dat informatrices zelf kennis en ervaringen delen en elkaar daarmee motiveren.”